Γιατί να χρησιμοποιήσετε την αυτόματη υποβολή;
Οι οικοδεσπότες και οι διαχειριστές με μεγάλο αριθμό καταλυμάτων αντιμετωπίζουν την πρόκληση της υποβολής αποδείξεων MyDATA μέσω ERP για κάθε κράτηση, στην ημερομηνία αναχώρησης. Η διαδικασία αυτή μπορεί να είναι χρονοβόρα και κοστοβόρα, ειδικά όταν ο αριθμός των κρατήσεων με αναχώρηση την ίδια ημέρα είναι μεγάλος. Η λειτουργία αυτόματης υποβολής παραστατικών της Hosthub προσφέρει τη λύση, αυτοματοποιώντας πλήρως την όλη διαδικασία.
Πώς να ενεργοποιήσετε την αυτόματη υποβολή
Μεταβείτε στις Φορολογικές ρυθμίσεις του καταλύματός σας.
Στην ενότητα Παραστατικά, ορίστε όλες τις σειρές παραστατικών και την Προεπιλεγμένη κατάσταση πληρωμής του παραστατικού (Πληρωμένο ή Μη Πληρωμένο).
Στην ενότητα Αυτοματοποίηση ενεργοποιήστε την Αυτόματη υποβολή στο ERP και το MyDATA.
Επιλέξτε τα κανάλια για τα οποία θα ισχύει η αυτόματη υποβολή (π.χ. Airbnb, Booking.com ή "Όλα") στην επιλογή Κανάλια αυτόματης υποβολής.
Επιβεβαιώστε ότι έχετε ορίσει τον τρόπο πληρωμής σε όλα σας τα κανάλια.
Διαδικασία αυτόματης υποβολής
Αυτόματη υποβολή στο ERP και το MyDATA: Ενεργοποιώντας την αυτόματη υποβολή στο ERP, η Hosthub θα στέλνει αυτόματα τις αποδείξεις κρατήσεων στο ERP και το MyDATA μέχρι το τέλος της ημέρας αναχώρησης.
Προεπιλεγμένες ρυθμίσεις: Τα παραστατικά θα αποστέλλονται αυτόματα με τις παρακάτω προεπιλεγμένες ρυθμίσεις:
Τύπος παραστατικού: ΑΠΥ
Στοιχεία επισκέπτη όπως αυτά καταγράφονται στην κράτηση
Ποσά κράτησης όπως αυτά προκύπτουν από την φορολογική ανάλυση των κρατήσεων.
Σειρές παραστατικών και κατάσταση πληρωμής όπως έχουν οριστεί στις φορολογικές ρυθμίσεις του καταλύματος.
Τρόπος πληρωμής όπως έχει οριστεί στο κανάλι της κάθε κράτησης.
Κανάλια αυτόματης υποβολής: Η αυτόματη υποβολή θα ενεργοποιηθεί μόνο για κρατήσεις που προέρχονται από τα κανάλια που έχουν επιλεγεί στην ενότητα Αυτοματοποίηση των φορολογικών ρυθμίσεων του καναλιού. Κρατήσεις από μη επιλεγμένα κανάλια θα πρέπει να υποβληθούν χειροκίνητα.
Μπορείτε να επεξεργαστείτε αυτά τα δεδομένα πριν την υποβολή, στην ενότητα "Φορολογικά στοιχεία" κάθε κράτησης, όπως περιγράφεται παρακάτω.
Προβολή και διαχείριση της αυτόματης υποβολής
Προγραμματισμένη Υποβολή: Στην ενότητα "Φορολογικά στοιχεία" κάθε κράτησης, θα εμφανίζεται η ημερομηνία και ώρα της προγραμματισμένης αυτόματης υποβολής. Σε περίπτωση αποτυχίας υποβολής θα εμφανίζεται η περιγραφή του σφάλματος και θα έχετε τη δυνατότητα να επεξεργαστείτε και να αποστείλετε το παραστατικό χειροκίνητα.
Επεξεργασία: Μπορείτε να επεξεργαστείτε τα δεδομένα της υποβολής ή να αλλάξετε τον τύπο του εγγράφου πριν την προγραμματισμένη υποβολή. Σε αυτή την περίπτωση τα νέα στοιχεία θα αποθηκευθούν και θα αποσταλούν με την νέα μορφή όταν έρθει η ώρα της αυτόματης υποβολής.
Ακύρωση: Μπορείτε να ακυρώσετε την αυτόματη υποβολή για μία κράτηση και να υποβάλετε τα παραστατικά χειροκίνητα.
Επισκόπηση υποβολής κρατήσεων:
Στη σελίδα Φορολογία, η στήλη MyDATA (Oxygen) θα εμφανίζει την κατάσταση της υποβολής ανά κράτηση:
"Αυτόματη υποβολή"
"Αποτυχία αυτόματης υποβολής" (με δυνατότητα χειροκίνητης επανυποβολής)
Πατώντας πάνω στην κατάσταση μεταφέρεστε στην ενότητα φορολογίας της συγκεκριμένης κράτησης προκειμένου να τη διαχειριστείτε.
Ειδοποιήσεις
Μετά την ολοκλήρωση της ημερήσιας διαδικασίας υποβολής, θα λάβετε ένα email με την αναφορά υποβολών ERP/MyDATA.
Επιτυχής Υποβολή: Ενημέρωση για τις επιτυχείς υποβολές.
Αποτυχία Υποβολής: Ειδοποίηση για τυχόν αποτυχημένες υποβολές, με λεπτομέρειες και σύνδεσμο για την επανυποβολή.
Η αυτόματη υποβολή ισχύει μόνο για κρατήσεις με ποσό μεγαλύτερο του μηδενός.
Σημαντικό: Συμβουλευτείτε τον λογιστή σας πριν την ενεργοποίηση, καθώς οι υποβολές MyDATA είναι μη αναστρέψιμες και τυχόν λάθη μπορεί να οδηγήσουν σε πρόστιμα.
Η λειτουργία είναι διαθέσιμη μόνο για τους συνδρομητές του προγράμματος Pro.